Dar feedback é uma das várias atividades que devem ser desenvolvidas pelo líder. Ao apontar quais pontos o profissional está acertando e quais devem ser melhorados, o gestor, além de acompanhar o andamento das tarefas, ajuda o profissional a crescer em sua carreira. Na teoria tudo parece fácil, mas na prática a situação é outra. Tem chefe que tem pavor só de pensar que terá de conversar com a sua equipe.

O especialista em gestão comportamental aplicada ao mundo dos negócios, Luiz Fernando Garcia, explica que muitas vezes, a conversa que tem a intenção de melhorar os fatos tem o efeito contrário, ou seja “bota mais lenha na fogueira”.

Para que isso não aconteça, ele aconselha que o feedback siga dois princípios: ser descritivo, em vez de avaliativo; e ser específico, em vez de generalista. “Ser descritivo nada mais é que ir direto aos fatos, sem julgamentos à atitude dos outros envolvidos. Dizer aquele equipamento que custou 20 mil reais é melhor que dizer aquele equipamento que custou uma fortuna. Quanto a ser a específico, o ideal é que situações em que a outra pessoa tenha agido de maneira inadequada apenas sejam descritas, sem a utilização de termos gerais”.

Sete passos
Além dessas destas orientações, Garcia indica que para que o “feedback seja bem dado” é necessário a montagem de um pequeno roteiro. Com os seguintes passos:

• Preparação: reflita cuidadosamente sobre o que irá falar ao outro, considerando os aspectos positivos e negativos. Prepara-se com antecedência faz com que os fatos mais importantes sejam privilegiados durante o feedback e, com a lembrança dos pontos positivos do outro envolvido, a resistência pode ser quebrada.
• Escolha o ambiente adequado: a conversa deve ocorrer em um ambiente neutro, de preferência na sala de quem vai receber o feedback, sem que haja interrupções de outras pessoas. O local deve contribuir para que o assunto transcorra com a menor tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias, por exemplo, não interrompa.
• Definição das regras: o combinado deve ser que enquanto um fala o outro anota as observações e comente depois que o primeiro já tiver terminado. Em seguida, os papeis invertem. Isso é importante porque evita tensão, já que a impulsividade é controlada e há tempo para se assimilar o que foi dito. Quem propôs o feedback deve deixar o outro à vontade para começar, caso prefira.
• Comece com os pontos positivos: destaque as qualidade de quem ouve, antes de cobrar algo. Isso faz que a resistência de quem escuta seja quebrada.
• Cuidado com o tom: use exemplos específicos de comportamentos inadequados, e não adjetivos genéricos como "egoísta" e "preguiçoso". Também é melhor dizer “eu me sinto desconfortável com essa situação” que “você é isso ou aquilo”. Dessa forma, você desarmará as defesas do outro, sem causar irritação.
• Saiba ouvir: não interfira enquanto o outro se posiciona. É um momento apenas de ouvir, anotar observações e esperar a vez de falar. Aguardar o momento certo para se pronunciar indica maturidade e interesse verdadeiro de melhorar.
• Finalização: depois de tudo dito, é fundamental que haja um reforço dos pontos principais do feedback, tanto dos negativos quanto dos positivos. Isso ajuda o outro a organizar os pensamentos e selecionar o mais importante de uma conversa, que deve dura cerca de 40 minutos.