Como a mobilidade vai revolucionar a gestão documental

Por Inon Neves, vice-presidente da Access

Seja aprovando um contrato urgente pelo smartphone no saguão do aeroporto ou acessando um relatório confidencial durante uma viagem de negócios, os executivos brasileiros estão vivenciando uma transformação em como lidam com documentos. A gestão documental móvel – Mobile DMS (Document Management System em dispositivos móveis) – tem provocado uma mudança na forma como as empresas fazem a gestão documental, com foco na mobilidade.

Com colaboradores espalhados entre escritórios, home offices e viagens, a demanda por sistemas de gestão documental acessíveis via dispositivos móveis explodiu. Soluções de Mobile DMS permitem que toda a documentação corporativa – antes restrita a pastas de rede ou arquivos físicos – esteja literalmente na palma da mão dos executivos e das equipes. Esse acesso traz benefícios estratégicos: tarefas antes adiadas até a volta ao escritório agora podem ser resolvidas em minutos, de qualquer lugar.

A mobilidade tira atrasos dos fluxos de trabalho e imprime um ritmo mais acelerado aos negócios. Os ganhos de produtividade são tangíveis. Estudos estimam que empregados desperdiçam horas por dia buscando documentos em sistemas fragmentados; quando tudo está centralizado em um DMS na nuvem acessível pelo celular, essa perda de tempo cai drasticamente.

Capacitar a gestão documental móvel em larga escala só é possível graças a avanços tecnológicos recentes que tornam a experiência segura e eficiente. A conectividade 5G é um desses pilares. Com a quinta geração de redes móveis, o Brasil deu um salto em velocidade e latência de conexão, o que possibilita que arquivos pesados sejam baixados ou sincronizados quase instantaneamente no celular, viabilizando, por exemplo, abrir um desenho técnico ou vídeo corporativo no ato, sem esperas.

A ampla banda e baixa latência do 5G também suportam melhor o uso de aplicativos de DMS em tempo real, mesmo fora do Wi-Fi do escritório, reduzindo falhas de acesso e frustrações. Para empresas, isso significa que seus executivos e equipes remotas ficam constantemente conectados ao acervo documental, seja para uma videoconferência com compartilhamento de documentos ou para aprovar um fluxo no sistema ERP integrado ao DMS via nuvem.

Desafios e melhores práticas na adoção do Mobile DMS

Apesar dos benefícios claros, a implementação de um Mobile DMS em ambientes corporativos complexos não está isenta de desafios. Questões de segurança e compliance estão no topo da lista de preocupações de qualquer CIO. Permitir acesso móvel a documentos confidenciais pode soar arriscado à primeira vista – afinal, dispositivos móveis podem ser extraviados ou interceptados em redes públicas. Por isso, é fundamental adotar medidas de segurança adequadas, como criptografia de dados, controles rígidos de acesso e gestão de dispositivos móveis, mitigando riscos potenciais​.

Plataformas robustas de DMS móvel já incorporam muitos desses recursos de fábrica: dados trafegam sempre criptografados, arquivos armazenados localmente no aparelho ficam protegidos por criptografia e podem ser apagados remotamente, e políticas de acesso garantem que cada usuário veja apenas o que lhe é permitido. Conciliar mobilidade e proteção de dados é possível e necessário, mas requer um planejamento cuidadoso de TI – incluindo testes de invasão, configurações de alertas para acessos suspeitos e atualização contínua contra novas ameaças.

Outro desafio crítico é assegurar a aderência dos usuários e a integração fluida às operações existentes. De nada adianta liberar um aplicativo de DMS móvel se os funcionários não o utilizarem corretamente ou continuarem presos a antigos hábitos (como salvar documentos localmente ou enviá-los por e-mail). As melhores práticas indicam investir em interfaces intuitivas e treinamento. Um Mobile DMS deve ter uma experiência simples, quase tão fácil quanto usar um aplicativo de mensagens, para incentivar a adoção ampla. Garantir compatibilidade entre plataformas e dispositivos também é essencial – independentemente de o executivo usar iPhone, Android, tablet ou notebook, ele deve conseguir acessar o sistema.

Em ambientes corporativos complexos, o DMS não atua isoladamente –deve conversar com outras aplicações (desde suites de escritório até sistemas legados de gestão). Uma boa prática é optar por soluções de Mobile DMS que ofereçam APIs e conectores com ferramentas já usadas pela empresa, facilitando fluxos de trabalho contínuos. Por exemplo, integrar o DMS com plataformas de assinatura eletrônica permite que um contrato seja revisado no celular e já enviado para assinatura digital imediatamente. Ou integrar com o e-mail corporativo e apps de colaboração (Teams, Slack) para que compartilhar um documento seja tão simples quanto enviar uma mensagem.

Essas integrações eliminam barreiras e fazem do DMS móvel uma extensão natural do ambiente de trabalho, em vez de mais uma aplicação separada. Em suma, superar os desafios requer planejamento multidisciplinar e foco nas melhores práticas: segurança desde a concepção, usabilidade, treinamento, integração e compliance.

Organizações que seguem esse caminho estão aptas a implantar o Mobile DMS mesmo em contextos altamente regulados, tirando proveito da mobilidade sem comprometer seus padrões operacionais ou regulatórios.

Em conclusão, a mobilidade está revolucionando a gestão documental ao torná-la onipresente, ágil e integrada às estratégias de negócio. Se antes gerir documentos era sinônimo de burocracia e lentidão, agora, com um Mobile DMS bem implementado, torna-se sinônimo de celeridade e vantagem competitiva. Quem adotar as práticas corretas e investir em mobilidade segura colherá ganhos concretos em produtividade, colaboração e tomada de decisão, além de manter a conformidade em dia. Em um ambiente corporativo onde tempo é dinheiro e informação é poder, ter a gestão documental acessível em qualquer lugar pode ser o diferencial entre liderar uma revolução digital ou ficar para trás nessa nova era móvel.

Sobre a Access

A Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e informações (RIM), com operações na nas Américas e Índia. Como um provedor de soluções de ponta a ponta, com custo-benefício, que atende todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus registros críticos e confidenciais, tanto físicos quanto digitais, sejam retidos, gerenciados e processados com segurança, em conformidade com os mandatos regulatórios. As principais soluções incluem armazenamento externo; migração de acervo, indexação, digitalização e arquivamento de registros digitais; e serviços de destruição segura e BPO. Juntas, a Access e Triyam, uma empresa da Access focada em software para arquivamento de registros eletrônicos de saúde, foram reconhecidas 16 vezes na lista Inc. 5000; várias vezes reconhecidas pela Newsweek, incluindo a lista das Melhores Empresas da América de 2024 para Diversidade e a designação de Melhor Empresa Digital de Saúde do Mundo; e reconhecidas três vezes como Melhor em KLAS em Arquivamento de Dados. Para mais informações sobre a Access, visite: accesscorp.com