O final de ano é um momento muito esperado pelos profissionais de todas as áreas, principalmente pela proximidade de datas comemorativas e, para muitos, férias. Entretanto, para o setor fiscal, o mês de dezembro implica em muito trabalho para as equipes, tendo em vista o grande fluxo de novas leis, historicamente publicadas no período. Em 2021, a Synchro constatou um aumento de 60% na publicação dessas normas da segunda quinzena de novembro até o meio de janeiro.

Isso ocorre, pois, as administrações tributárias aproveitam esse período para lançar normas já com vigência para o ano seguinte. Algumas legislações tributárias têm uma periodicidade diferenciada, como o imposto de renda, por exemplo, e respeitam a sistemática da anterioridade, ou seja, podem ser publicadas até o último dia do ano com validade já no primeiro dia de janeiro. Enquanto isso, outras legislações seguem o sistema da noventena, ou seja, são necessários 3 meses a partir da publicação da norma para a sua efetiva produção de efeitos, que é o caso das legislações das contribuições sociais e periodicidades diferenciadas, a exemplo dos tributos que possuem característica extrafiscal a exemplo do IPI.

Dessa forma, captar as novas informações e publicações, triar, identificar o tratamento correto, extrair o que é pertinente para cada empresa e validar se os sistemas fiscais serão atualizados com base nessa norma, é um desafio gigante para as instituições neste período. Até porque, não basta conhecer o aspecto tributário, é necessário interpretar todos os dados obtidos para dar sequência no processo de implementação das novas normas que surgem no final do ano.

Existe, portanto, um processo muito intenso em relação a isso, que pode ser explicado em alguns passos:

Tomar conhecimento dessa legislação

Graças à complexibilidade do sistema tributário no Brasil, o profissional da área fiscal precisa de grande conhecimento técnico para auxiliar os responsáveis pelas decisões estratégicas no ambiente corporativo. Por esse motivo, deve-se contar com a ajuda de profissionais da área e consultorias especializadas, para que a partir da publicação das novas normas, ele consiga captar as novas normas e interpretar da melhor forma possível e elencar o que é apropriado ou não para o cenário atual da empresa.

Fazer um filtro das normas

Depois de captadas, é essencial que exista uma triagem de acordo com o cenário da empresa, já que cada instituição possui sua própria característica tributária. Ou seja, após captar todas as normas, é preciso filtrar as legislações novas que possuem pertinência com o seu cenário tributário. Uma vez feito isso, a empresa precisa conhecer a matéria que essa legislação está trabalhando, uma vez que uma nova norma possui diversos artigos, que precisam ser muito bem interpretados para identificar os pontos que são pertinentes para cada empresa.

Aplicabilidade

Depois de interpretadas as normas, as áreas precisam se comunicar entre si. Diversos departamentos da empresa estão envolvidos nisso, como áreas de consultoria, jurídicas, departamento financeiro, contabilidade, vendas (já que com a legislação atualizada, ele deve ser vendido considerando a nova carga tributária deste produto), entre outras operações que a empresa possui.

Integração entre sistemas

Por último, antes da implementação, mas não menos importante, ocorre a integração entre os sistemas, que é indispensável, principalmente levando em consideração que atualmente as empresas não dão mais conta de fazer a emissão de documentos fiscais manualmente. Desse modo, esse processo ocorre a partir do uso da tecnologia da informação. E para que os sistemas sejam atualizados com as novas normas, é preciso que a equipe de TI converse para fazer com que essa nova norma que deu a entrada na empresa, seja tratada desde a captação, até a efetiva implementação nos sistemas tributários da empresa.

E um profissional muito importante em todo esse processo é o analista funcional, responsável por fazer a ponte entre o time de TI e o time fiscal, já que, muitas vezes, a equipe de tecnologia não domina as particularidades do fiscal e a equipe jurídica não compreende o universo da tecnologia.

Portanto, para assegurar que a empresa esteja em dia com o fisco e as diversas novas normas que são publicadas no período de fim de ano, é necessário ter certeza da conformidade em cada etapa da cadeia de valor fiscal, desde a obtenção da norma tributária até a efetiva auditoria, governança e controle dos dados fiscais dos clientes. Uma excelente aliada na diminuição do risco de não conformidade e do número de horas gastas pelas equipes com demandas tributárias são as soluções tecnológicas, que permitem diminuir o número de etapas existentes no processo e reduzem o tempo gasto elevando a eficiência.

Leonel Siqueira, gerente tributário da Synchro