O prazo de entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) se aproxima e já preocupa os departamentos contábeis e fiscais das empresas brasileiras. Criada em 2015, a ECF é uma declaração acessória imposta às pessoas jurídicas estabelecidas no Brasil. A obrigação fiscal do governo federal compõe o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED e tem por objetivo informar as ações que influenciam a elaboração da base de cálculo e o valor devido ao Imposto sobre a Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Um dos maiores desafios que a entrega dos arquivos do SPED ao Governo Federal trouxe às empresas foi a busca pelas adequações, conformidades e a garantia de que o processo esteja sendo realizado de forma correta. Não cumprir ou atrasar a entrega do arquivo pode ocasionar prejuízo de até 3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras das empresas, além do risco de complicações relacionadas ao Imposto de Renda (PJ). As empresas infratoras são penalizadas de acordo com o regime tributário brasileiro, lembrando ainda que falhas ou inconsistência nos dados enviados podem gerar autuações fiscais.

A chegada da ECF proporcionou a toda a cadeia, contribuinte e fisco, maior transparência da informação. Como a data-limite de entrega do arquivo é o último dia útil do mês de julho, é importante atentar-se a algumas dicas fundamentais para organizar, elaborar e transmitir com sucesso a ECF neste ano.

Entenda a ECF. A ECF exige das empresas o maior nível de detalhamento com relação a DIPJ, então muita atenção aos prazos, as contas e processos internos para não ser alvo da fiscalização. Dedique tempo para entender os pormenores desta obrigação, consultando previamente, por exemplo, a Lei nº 12.973/2014 e a Instrução Normativa RFB nº 1.515/2014.

Relacionamento entre as contas contábeis. Planejamento e organização são imprescindíveis, no entanto, muitas empresas ainda pecam no relacionamento entre o Plano de Contas Societário e o Plano de Contas Referencial, que estabelecem uma relação entre as contas analíticas do plano de contas da empresa. O chamado “de-para”, que é o relacionamento entre as contas contábeis, é a essência para o envio das informações. Portanto, aloque o máximo de tempo possível para esta atividade.

Importe os dados da ECD (Escrituração Contábil Digital). A ECD serve como ponto de partida para a criação da ECF. Ela envia toda a escrituração contábil da pessoa jurídica, como o balanço patrimonial, demonstrações contábeis, entre outros. Se a empresa for obrigada a recuperar os dados da ECD e, este arquivo conter o relacionamento do plano contábil da empresa com o plano referencial da Receita Federal, o validador da ECF já sai montado.

Um bom software fiscal. A tecnologia pode ser uma excelente aliada na elaboração e entrega do documento, com ferramentas capazes de realizar todo processo de maneira automatizada. O software fiscal é importante para organizar a geração dos dados e integrá-los ao PVA (Programa Validador e Assinador), contribuindo para a qualidade e veracidade das informações a serem enviadas.

Atenção quanto à assinatura. O contador e o responsável pela empresa devem assinar o arquivo da ECF utilizando um certificado de segurança do tipo A1 ou A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil), mediante e-PF ou e-CPF e. A ECF também pode ser assinada por um procurador, desde que o responsável pela empresa autorize mediante procuração obtida no site da Receita Federal do Brasil.

Clodomir de Ré é especialista em Controladoria e Finanças e Diretor Técnico da Questor, uma das principais provedoras de soluções tecnológicas voltadas à área de contabilidade fiscal do país.