As despesas provisionadas são uma parte importante da contabilidade. Despesas que são contraídas, mas ainda não foram registradas ao final de um determinado período contábil, precisam ser tratadas como despesas provisionadas, de acordo com o regime de competência contábil.

A ação de provisionar consiste em identificar valores a serem desembolsados no futuro e informá-los ao controle financeiro interno da empresa. Esses lançamentos podem ser realizados pela área financeira quando, normalmente, referem-se a lançamentos de despesas periódicas, ou pela área comercial, quando são gerados dos pedidos de compras realizados pelo comprador.

A melhor maneira de executar essa tarefa é sem dúvida alguma utilizando um software integrado de gestão (ERP). Esse software permite o lançamento prévio dos pagamentos estimados, atualizando automaticamente o financeiro e o fluxo de caixa, até que seja formalizado o compromisso através do pagamento do título.

Veja a seguir cinco dicas para otimizar o provisionamento de gastos de sua empresa em 2016 utilizando um sistema ERP. Vamos imaginar, por exemplo, a rotina do departamento financeiro, em que uma de suas responsabilidades é o lançamento diário, no sistema, de todas as despesas provisionadas que não tiveram origem em uma compra, como contas de água, aluguel, tarifas bancárias etc:

1- Uma vez que essas despesas são mensais e variam pouco, elas devem ser lançadas como provisão de gastos futuros, considerando um valor aproximado, baseado nos mesmos meses do ano anterior;

2-As provisões eventuais, frutos de negociações de compras, são alimentadas automaticamente no sistema de acordo com os pedidos de compra que são confirmados pelos compradores. Assim, basta lançar as demais provisões, ou seja, as que são periódicas;

3- À medida que esses dados são registrados no sistema, tornando-se visíveis e de fácil acesso, os gastos estimados já podem ser considerados nas análises da disponibilidade financeira da empresa. Por meio do sistema, o responsável pelo departamento financeiro acompanha em uma tela a saúde financeira da empresa, verificando as contas a receber, a pagar, pagas, recebidas e provisões, facilitando a visualização para tomada de decisão;

4-A visualização de todos os lançamentos financeiros provisionados no sistema é necessária para um controle das contas a pagar, conhecendo assim, previamente, todos os compromissos a serem liquidados. Esse controle é muito importante para obter informações necessárias à tomada de decisões sobre os compromissos assumidos pela empresa, garantindo assim o cumprimento de todas as suas obrigações;

5-Quando a conta chega à empresa com seu referido título, seu valor real é conhecido, momento em que ela deixa de ser uma provisão e passa a ser efetivamente uma conta a pagar.

*Fábio Túlio Felippe é diretor presidente da Jiva Gestão Empresarial, especializada em soluções de gestão empresarial para pequenas empresas e que atua no modelo de franquias.