Evitar extravios, valorização ou depreciação excessiva sempre justificou a importância de um correto controle patrimonial nas empresas. Hoje, porém, observar à risca essa atividade pode também evitar a glosa, por parte da Receita Federal, de lucros e dividendos distribuídos com base numa realidade que, simplesmente, já há algum tempo deixou de existir.

A obrigação de mapear este campo já existia, é verdade, mas o fisco tinha menos mecanismos para analisá-lo, quadro profundamente alterado com a promulgação da Lei nº 12.973/14, que reiterou que as empresas devem ter uma escrita contábil de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil, ou seja, para o ativo imobilizado, as empresas devem controlar seus itens individualmente em um Registro Auxiliar.

Como a maioria das empresas de lucro presumido distribui mais recursos do que a sua base de cálculo permitiria, será necessária uma boa escrita contábil para comprovar os dividendos pagos acima da base de cálculo.

Um exemplo bastante comum desse quadro é a existência de máquinas que não geram mais receita, sem qualquer valor de uso ou revenda, mas que, por ainda não terem sido baixadas, continuam constando como ativos, deixando assim margem a autuações convertendo distribuição de lucro isenta em pró-labore tributado.

O mesmo se aplica ao Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (Ciap), instituído pelo Ajuste Sinief nº 08/97 e que gera o Bloco G do SPED Fiscal. Hoje, muitas empresas usam de forma indevida este expediente, suscitando créditos a partir de máquinas igualmente inativas, sem produzir riquezas. Este benefício requer pleno controle dos ativos, sob pena de se verem igualmente glosados créditos legitimamente devidos pelo governo.

A primeira dica para evitar problemas deste tipo é criar um controle sistêmico para inventariar, a cada três ou quatro anos, o acervo imobilizado, e identificar os bens, chapeando-os como patrimônio. Com isso, será possível dizer onde eles se encontram, seus valores, assim como os responsáveis por operá-los e mantê-los.

A segunda providência é fazer a conciliação do patrimônio com os registros contábeis, buscando toda a documentação fiscal original desses bens, com o objetivo de apurar, registrar e ajustar as eventuais diferenças. Com tudo arrumado, aí sim, torna-se possível começar a utilizar os benefícios fiscais decorrentes.

A terceira fase do processo consiste em determinar uma nova vida útil para esses bens, depreciando-os pela taxa fiscal e societária. Os carros perdem em torno de 20% do valor ao ano, enquanto máquinas, 10%; edifícios, 4%; móveis e utensílios 10%; e equipamentos de informática, 20%. As taxas societárias são aquelas que a administração entende como a vida útil do bem. A de um prédio, em geral, varia entre 40 e 50 anos, enquanto equipamentos de software, por exemplo, se situam na faixa dos três anos.

Empresas sem controle patrimonial não conseguem aplicar a depreciação corretamente, prejudicam a credibilidade das informações geradas para o mercado e podem até sofrer descapitalização com o passar do tempo. Por isso, é essencial definir critérios nesta área ao diferenciar, por exemplo, a vida útil da vida econômica de cada bem.

Sobre este aspecto, o art. 15 da Lei nº 12.973 é bastante explícito, embora deixe margem ao estabelecimento de políticas internas:... “o custo de aquisição de bens do ativo não circulante imobilizado e intangível não poderá ser deduzido como despesa operacional, salvo se o bem adquirido tiver valor unitário não superior a R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) ou prazo de vida útil não superior a 1 (um) ano.”

O parâmetro da relevância, contudo, pode superar em muito o próprio montante envolvido.  Imaginemos a empresa que adquira 500 tablets para seus vendedores externos, a R$ 500,00 a unidade. Ora, o valor está abaixo do preconizado pelo art. 15, podendo ser registrado como despesa operacional. Entretanto, seria pouco interessante para a empresa simplesmente abrir mão de controlar um patrimônio tão estratégico.

Num simples exemplo assim pode-se ver claramente que o correto controle patrimonial não se deve apenas à sempre recomendável obediência legal, mas, sobretudo, a um dos mandamentos básicos da boa gestão. 

(*) Marco Antonio Papini é contador, auditor, sócio-diretor da Map Auditores Independentes e vice-presidente da CPAAI Latin America.