Quem vai entregar o SPED Contábil da minha empresa? Essa é a pergunta do momento para empresários e contadores que estão no regime de Lucro Presumido, clientes, fornecedores de software e serviços contábeis.

Você já sabia que sua empresa de Lucro Presumido pode entregar SPED Contábil referente a 2011 até 30 de junho de 2012? A Informação está na IN787 de 2007 e completada pela IN926 de 2009. Sabendo ou não, bem vindo ao “Clube Brasileiro do SPED”!

Muitos profissionais do ramo (administradores, contadores, pessoal de TI e etc.) achavam que o SPED não ia pegar, pois é, pegou e agora é para valer. Empresas pequenas, médias, os famosos PJ (empresários que emitem uma ou duas notas por mês), não interessa o faturamento, quantidade de funcionários, estado (UF) ou qualquer outra referencia, terão o SPED em seu caminho.

O que não surpreende mais ninguém é o nome SPED (Sistema Publico de Escrituração Digital), pois já é uma realidade para grandes empresas e muitos profissionais do ramo que tem entregado arquivos dos conteúdos Contábil, Fiscal, FCONT (Contabilidade Fiscal) e mais recentemente o SPED EFD Pis e Cofins, esse sim obrigatório para as Empresas de Lucro Presumido com dados a partir de 1 de janeiro de 2012, conforme as INs 1052 e 1085 de 2010, atualizadas pela IN1161 de 2011. A complexibilidade é grande e os dados são todos os tipos de operações com informes ao Fisco Federal, Estadual e Municipal, já que o conteúdo envolve a famosa NFe (Nota Fiscal Eletrônica).

Imagine como seria ter um fiscal o tempo todo em sua empresa. É assim que funciona o SPED e a NFe. Toda vez que “você emite uma nota”, a Receita Federal ou SEFAZ (Secretaria de Fazenda do seu Estado) fica sabendo no ato que uma mercadoria foi vendida, assim como para quem foi vendida, como e onde será entregue, o mesmo acontece com uma nota de prestação de serviços em sua cidade.

O governo brasileiro tem investido pesado em modernização para evitar fraudes, sonegação e a corrupção da auditoria fiscal está decretando o fim do infame “jeitinho ou quebra”. O assunto agora não é mais o governo ou o auditor fiscal e sim como você e seu negócio irão “se apresentar aos olhos do Fisco”.

O SPED Contábil no Lucro Presumido não é o primeiro impacto na vida de pequenas e médias empresas. Já sobrevivemos à Nota Fiscal Eletrônica e não faz muito tempo.

O ponto é que o SPED Contábil é um livro eletrônico digital definitivo, não pode ser retificado com a simplicidade de uma DIPJ. Funciona assim, o contador fará a contabilidade normalmente durante o ano, como sempre fez, no final do período entre janeiro e dezembro de 2011 será feito o tradicional encerramento do exercício, com o Balanço Patrimonial e a DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício). É, mas depois disso vem o SPED Contábil e o contador deverá elaborar um arquivo digital oficial no exato formato que a Receita Federal chama de SPED Contábil.

Nesse momento começa o serviço do SPED Contábil, gerar o arquivo é o resultado ou o inicio de um processo que exige qualificação e entendimento de pelo menos três pontos: Layout, DEPARA do Plano de Contas para o Referencial e a Adequação do Balanço/DRE.

Sobre o Layout, minha dica é: Estude cada campo e o seu conteúdo, não tem muito segredo, cada campo deve conter os dados comuns aos quais já temos longa familiaridade, existem campos para contas a débito, a crédito, históricos, centros de custos, descrições de contas e outros tipos de detalhes como nível da conta e natureza.

Na parte de DEPARA do Plano de Contas realmente surge a dificuldade. Só um contador realmente capacitado terá entendimento de suas contas e das referências ideais no Plano de Contas Referencial. Todas as empresas podem e devem continuar usando seus próprios planos de contas, porém, o SPED Contábil exige que você “amarre” suas contas às contas padrão homologadas pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade), CVM (Comissão de Valores Monetários) para empresas financeiras ou SUSEP no caso de Seguradoras, e etc. Cada classe de empresa tem seu Plano de Contas Referencial liberado pela Receita Federal para o SPED.

Como último ponto de atenção fica a construção do Balanço Patrimonial e DRE, esses dois com novos padrões baseados em códigos de aglutinação, de somatória ou sumarização, para suas contas de receita, despesa, patrimônio, ativo e passivo, esses códigos devem ser criados por você e relacionados nos registros de plano de contas (blocos I) e usados nos blocos J do SPED referentes a Balanços e Demonstrativos de Resultado.

Assim, depois de fazer tudo isso, você deve gerar seu SPED Contábil, carregar para o Programa Validador de Arquivos da Receita (PVA) e “cruzar os dedos” para tudo estar certo. Se algo der errado ou surgir um alerta na tela, você deverá revisar seu arquivo SPED. Com isso surgem dois pontos de suma importância, a preparação do seu SPED passa por um contador capacitado e competente para o SPED Contábil e um sistema realmente compatível com as necessidades de sua empresa.

Investimentos em software, equipamentos e principalmente em pessoas são necessários, inclusive em você empresário. Não adianta só trocar de sistema ou contador, você deve estar adaptado a era do SPED, seja bem vindo ao “Clube”!

Ricardo Gimenez é sócio-fundador da Coldwell (www.coldwell.com.br), empresa prestadora de serviços de alta tecnologia, que já atendeu mais de 270 grandes empresas com softwares e serviços para o SPED, Fiscalizações da Receita Federal, INSS e ICMS Estadual. A empresa possuiu a mais completa plataforma para o SPED.