O que muda na realidade das empresas com o Poder Judiciário e o fisco brasileiros mais digitais? E o que as empresas devem fazer para atender a essa nova realidade, cada vez mais eletrônica e de menos papel e burocracia? Será que elas estão preparadas para essa comunicação em tempo real com as autoridades? Ou será que o apego ao papel é tamanho que nos sentimos inseguros sem ele? Qual o investimento necessário para atender as normas já em vigor que exigem a gestão eletrônica contábil e financeira, bem como do próprio jurídico? Será que esse pode ser um fator impeditivo para pequenas empresas?

Um dos primeiros requisitos que observamos é a exigência de uso de um certificado digital com base na ICP-Brasil - que, em princípio, por toda sua característica de aumento de blindagem jurídica, não-repúdio e inversão de ônus da prova, já deveria há muito tempo ter sido adotada maciçamente pelas empresas. Isso ainda não ocorreu, talvez porque não seja obrigatória para tudo. O certificado digital, no entanto, é uma opção para que se obtenha mais informações pelo site da Receita Federal do Brasil, evitando a necessidade de se deslocar a uma de suas unidades e facilitando a retirada de certidões, motivos esses que já provocaram um alto índice de adesão ao sistema de contadores e departamentos financeiros.

A falta de uma cultura de uso da certificação digital ainda leva à sua pouca aceitação de uma forma geral. Imagine-se o desafio de um pequeno comércio ou varejo, ou mesmo de um correspondente bancário, diante da exigência de um certificado digital. Quando muito, os bancos conseguem exigir o uso de um token. Mas se a certificação digital se tornasse obrigatória por lei, todos passariam a usá-la. E talvez isso venha a ocorrer nos próximos anos, diante de toda a virtualização das relações com autoridades - com o "e-Gov", que abrange inclusive o incentivo ao uso do pregão eletrônico, entre outros.

Uma outra questão relevante em termos de requisitos técnicos para uma empresa operar de forma on-line com as instituições públicas é o uso de um sistema de solução fiscal integrado com um ERP. A exceção de grandes empresas, muitas não possuem esse tipo de estrutura ainda bem implementada, o que pode determinar a ocorrência de uma série de incidentes, inclusive de exteriorização de dados equivocados ao fisco, por conta das exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) em curso atualmente, que inclui a Nota Fiscal Eletrônica.

Iniciado em 22 de janeiro de 2007, o Sped foi implementado pelo Decreto nº 6.022 como parte do Programa de Aceleração de Crescimento (PAC) do governo federal para estabelecer medidas de aperfeiçoamento do sistema tributário e remoção de obstáculos burocráticos ao crescimento econômico. São três os elementos que o compõe: a Escrituração Contábil Digital (ECD), instituída pela Instrução Normativa nº 787, de 2007, da Receita Federal do Brasil, que prevê o envio de informações contábeis (razão, balancetes diários, balanços, fichas de lançamento e auxiliares e outros) por meio digital, visando à substituição dos livros físicos e sua eventual extinção; a Escrituração Fiscal Digital (EFD), um arquivo digital com informações referentes às operações, prestações de serviços e apuração de impostos do contribuinte, contendo os livros fiscais de registro de entradas, registro de saídas, registro de inventário, registro de apuração do IPI e registro de apuração do ICMS; e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que já é uma realidade no Brasil desde o Ajuste SINIEF nº 7, de 2005, e hoje regulada pelo Ato Cotepe nº 14 e pelo Protocolo ICMS nº 10, ambos de 2007.

Já a Lei nº 11.419, de 2006, é o marco regulatório da informatização judicial, pois abrange todas as fases e atividades para a implantação do processo judicial informatizado em todo país, em todos os graus e orgãos do Poder Judiciário no Brasil, adotando como princípio a validade de todo e qualquer ato processual realizado por meio eletrônico. O artigo 11 da legislação estabelece que "os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais". Mesmo no âmbito da administração pública, temos já a digitalização do processo do Tribunal de Contas da União (TCU), iniciado pela Portaria nº 189, de 2007, que aprova a realização do projeto processo eletrônico administrativo - "Segedam Sem Papel" - e designa seu gestor.

Estamos preparados para isso? Ou vamos insistir em imprimir e-mails para guardar em arquivos de papel e depois termos que digitalizar para juntar em um processo judicial eletrônico? Seria melhor já arquivar todos esses documentos diretamente em meio eletrônico, mas para isso precisamos de uma boa solução de gestão eletrônica de documentos (GED) e de arquivo de e-mails para não apenas guardá-los, mas conseguir encontrá-los.

Estamos a caminho de uma sociedade sem papel, mas não sem documentos, como já previsto pelo próprio Código de Processo Civil brasileiro. A sociedade digital está muito melhor documentada, com mais controles e com mais transparência. Só precisamos agora quebrar o paradigma cultural e atualizar nossos usos e costumes para atender toda essa nova realidade empresarial e governamental. Essas normas já estão em vigor, mas é preciso saber se as empresas estão preparadas, em conformidade com as novas regras. Os prazos já estão correndo!

Patricia Peck Pinheiro é advogada especialista em direito digital, sócia fundadora do escritório Patricia Peck Pinheiro Advogados e autora do livro "Direito Digital" e do áudio-livro "Tudo o que você precisa ouvir sobre Direito Digital" pela Editora Saraiva