Nos último ano, uma nova sigla incorporou-se ao glossário dos empresários. E aparentemente chegou para ficar. Refiro-me ao Sistema Público de Escrituração Digital, ou simplesmente Sped, projeto instituído oficialmente pelo governo federal em abril de 2008. A despeito do seu rápido crescimento, o Sped ainda evoca dúvidas em grande parte das companhias brasileiras. Especialmente nas pequenas e médias, que concentram o maior volume de CNPJs do País.

Muitos ainda não entenderam a importância dessas quatro letrinhas, mas a verdade é que o Sped representa uma verdadeira mudança de paradigma. Integrante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), o projeto Sped envolve as esferas federal, estadual e municipal. O governo pretende modernizar a transmissão das informações tributárias empresariais aos órgãos fiscalizadores. Essa evolução vai trazer transparência e maior controle sobre as contribuições devidas. Diferentemente do que a maioria das pessoas pode pensar em uma avaliação precipitada, o objetivo não é o aumento da arrecadação. Na verdade, com uma fiscalização mais assertiva, as empresas brasileiras tendem a ser mais parecidas com as companhias de países desenvolvidos. O resultado é menos sonegação, tornando a economia mais justa e competitiva e abrindo caminho para que o governo reduza a burocracia e, quem sabe, até reduza a carga tributária. Pretende-se criar uma nova maneira de fazer negócios.

O Sped é para todos, mas a implementação deste sistema é bem diferente dependendo do tamanho da companhia. Grandes corporações possuem equipes, orçamentos e planejamentos de TI condizentes com seus portes. Nas companhias menores, que não têm os mesmos recursos, o caminho para evitar problemas passa pela informação e antecipação. Conhecer desde cedo o tamanho do desafio na migração faz toda a diferença. Talvez o impacto seja até maior do que se pensava, mas encontrar a solução mais adequada antes da data-limite vai evitar prejuízos.

O primeiro passo é compreender esse novo glossário tributário. O Sped Contábil substitui os livros da escrituração mercantil pelos meios digitais e já é obrigatório para todas as pessoas jurídicas tributadas pelo regime de tributação do lucro real, ficando de fora, nesse momento, as empresas optantes pelo SIMPLES. O EFD - abreviação de Escrituração Fiscal Digital - é um arquivo digital, formado por um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações, como registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Teve seu início em janeiro de 2009 para as pessoas jurídicas sujeitas a tributação do ICMS e IPI.

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é um documento mercantil emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente, antes da ocorrência do fato gerador do ICMS/IPI. Após a autorização da emissão da NF-e, deverá ser impresso o Danfe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, para acompanhar a mercadoria, devendo este contemplar a chave de segurança, que é garantia da validade da operação. Até setembro deste ano, cerca de 90 segmentos de contribuintes deverão estar aptos a emitir NF-e. Já a NFS-e será a Nota Fiscal de Serviço que dará lugar ao modelo atual impresso. É um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal do Brasil, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.

Se a sua empresa atua no segmento de transportes de carga (aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário), o documento fiscal Conhecimento de Transporte também passará a ser exclusivamente eletrônico e a nova sigla que o representa é CT-e. Mesmo tendo grande semelhança com a nota fiscal eletrônica, o CT-e tem muitas particularidades que devem ser levadas em consideração. Um exemplo é o fato de que a NF-e possui vendedor e comprador, enquanto o CT-e deve atender ao emitente, tomador de serviço, destinatário, remetente e recebedor, o que aumenta a complexidade do processo.

Ainda com foco no desenvolvimento, uma das fases finais do projeto Sped é a chamada Central de Balanços. Tem como objetivo a captação de dados contábeis e financeiros (especialmente, as demonstrações contábeis), a agregação dessas informações e a disponibilização à sociedade, dos dados originais e agregados em meio magnético. O conteúdo desse repositório poderá ser utilizado para a geração de estatísticas, análises nacionais e internacionais - por parâmetros como setor econômico, forma jurídica e porte das empresas -, análises de risco de crédito; até estudos econômicos, contábeis e financeiros.

Com todos os termos na ponta da língua, o segundo passo fundamental é saber como e quando será a adaptação para sua área de atuação. Para dar tempo às companhias, o governo criou diversas etapas, que estabelecem o momento em que novos segmentos passam a fazer parte da obrigatoriedade. Mas é preciso agir rapidamente. Quanto antes sua empresa atentar para essa questão, mais suave será a adaptação ao novo modelo. E mais cedo virão os benefícios que essa tecnologia traz.

Em seguida, saber qual é a infraestrutura tecnológica que sua empresa precisa para se adaptar. Neste momento, lembre-se que o investimento deve contemplar a emissão, o armazenamento e a adoção da certificação digital, conjunto que vai assegurar a validade jurídica do documento emitido. A mudança exige o investimento em tecnologia e a reformulação de processos não apenas no setor contábil, mas também em vendas, compras, logística, entre outros. Em alguns casos, poderíamos até chamar o movimento de reengenharia, porque envolve o treinamento e a adequação de fornecedores e de clientes.

Calcule se vale a pena montar o projeto internamente ou optar pelo serviço terceirizado. Adianto que, se seu negócio emite menos de mil notas fiscais mensais, contar com um parceiro que seja responsável pelo processo pode agilizar grande parte do trabalho. Procure uma empresa especializada, que tenha uma confiável base de clientes, explique sua necessidade e compare orçamentos. Assim você mantém o foco no seu negócios e deixa a parte técnica para quem é especializado no assunto.

Se tudo transcorrer dentro dos prazos previstos, em 2011 as empresas brasileiras já estarão adaptadas e funcionando plenamente sob o novo modelo. Os desafios da migração vão para o rol de histórias corporativas, com seus acertos e erros. Quem fizer a lição de casa no tempo certo vai escolher o lado pelo qual será lembrado.

*Marco Zanini é diretor geral da NFe do Brasil