É preciso agir rapidamente para se adaptar ao sistema. . Quanto antes a empresa atuar, mais suave será a adaptação

Nos últimos anos, uma nova sigla incorporou-se ao glossário dos empresários. E chegou para ficar. Refiro-me ao Sistema Público de Escrituração Digital, ou Sped, projeto instituído oficialmente pelo governo federal em abril de 2008. A despeito do seu rápido crescimento, o Sped ainda evoca dúvidas em grande parte das companhias, principalmente nas pequenas e médias.

Muitos ainda não entenderam a importância dessas quatro letrinhas, mas o Sped representa uma mudança de paradigma. Integrante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), o projeto Sped envolve as esferas federal, estadual e municipal. O governo pretende modernizar a transmissão das informações tributárias empresariais aos órgãos fiscalizadores. Essa evolução vai trazer transparência e maior controle sobre as contribuições devidas. Diferentemente do que a maioria pode pensar, o objetivo não é o aumento da arrecadação. Na verdade, com uma fiscalização mais assertiva, as empresas brasileiras tendem a ser mais parecidas com as companhias de países desenvolvidos. O resultado é menos sonegação, tornando a economia mais justa e competitiva e abrindo caminho para que o governo reduza a burocracia.

O Sped é para todos, mas a implementação é bem diferente, dependendo do tamanho da companhia. Grandes corporações possuem equipes, orçamentos e planejamentos de TI condizentes com seu porte. Nas menores, o caminho para evitar problemas passa pela informação e antecipação. Conhecer desde cedo o tamanho do desafio na migração faz toda a diferença. Talvez o impacto seja até maior do que se pensava, mas encontrar a solução mais adequada antes da data-limite vai evitar prejuízos.

O primeiro passo é compreender esse novo glossário tributário. O Sped Contábil substitui os livros da escrituração mercantil pelos meios digitais e já é obrigatório para todas as empresas tributadas pelo regime de tributação do lucro real, ficando de fora, nesse momento, as optantes pelo Simples. A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um arquivo digital, formado por um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações, como registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Teve início em janeiro para as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do ICMS e do IPI.

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento mercantil emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente, antes da ocorrência do fato gerador do ICMS/ IPI. Depois da autorização da emissão, deverá ser impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), para acompanhar a mercadoria, devendo este contemplar a chave de segurança, que é garantia da validade da operação. Até setembro, cerca de 90 segmentos de contribuintes deverão estar aptos a emitir NF-e. Já a NFS-e será a Nota Fiscal de Serviço, que dará lugar ao modelo atual, impresso. É um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.

Se a sua empresa atua no segmento de transportes de carga (aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário), o documento fiscal Conhecimento de Transporte também passará a ser exclusivamente eletrônico, e sua sigla é CT-e. Mesmo tendo grande semelhança com a nota fiscal eletrônica, o CT-e tem particularidades que devem ser levadas em consideração. Um exemplo é que a NF-e tem vendedor e comprador, e o CT-e deve atender ao emitente, tomador de serviço, destinatário, remetente e recebedor, o que aumenta a complexidade.

Ainda com foco no desenvolvimento, uma das fases finais do projeto Sped é a Central de Balanços, que vai captar dados contábeis e financeiros (especialmente as demonstrações contábeis), a agregação dessas informações e a disponibilização à sociedade, dos dados originais e agregados em meio magnético. O conteúdo poderá ser utilizado para geração de estatísticas, análises nacionais e internacionais -por parâmetros como setor econômico, forma jurídica e porte das empresas-, análises de risco de crédito e até estudos econômicos, contábeis e financeiros.

Com todos os termos na ponta da língua, o segundo passo é saber como e quando será a adaptação para sua área de atuação. Para dar tempo às companhias, o governo criou etapas, que estabelecem o momento em que novos segmentos passam a fazer parte da obrigatoriedade. Mas é preciso agir rapidamente. Quanto antes sua empresa atentar para essa questão, mais suave será a adaptação. E mais cedo virão os benefícios que essa tecnologia traz.

Em seguida, deve-se saber a que infraestrutura tecnológica sua empresa precisa se adaptar. Lembre-se que o investimento deve contemplar a emissão, o armazenamento e a adoção da certificação digital, conjunto que vai assegurar a validade jurídica do documento emitido. A mudança exige investimento em tecnologia e reformulação de processos não apenas no setor contábil, mas também em vendas, compras e logística, entre outros. Em alguns casos, podemos chamar o movimento de reengenharia, porque envolve treinamento e adequação de fornecedores e de clientes.

Calcule se vale a pena montar o projeto internamente ou optar pelo serviço terceirizado. Se seu negócio emite menos de mil notas fiscais mensais, contar com um parceiro que seja responsável pelo processo pode agilizar o trabalho. Procure uma empresa especializada, que tenha confiável base de clientes, explique sua necessidade e compare orçamentos. Assim você mantém o foco no seu negócio e deixa a parte técnica para quem é especializado.

Se tudo transcorrer dentro dos prazos previstos, em 2011 as empresas já estarão adaptadas e funcionando plenamente sob o novo modelo. Os desafios da migração vão para o rol de histórias corporativas, com seus acertos e erros. Quem fizer a lição de casa no tempo certo vai escolher o lado pelo qual será lembrado.